Свадебный координатор – функции и обязанности специалиста

Свадебный координатор — очень ответственная и востребованная профессия. Поскольку у такого специалиста очень много обязанностей и задач, он должен иметь помимо определенных знаний,

целый ряд личностных качеств, к примеру, коммуникабельность, личную дисциплинированность, отличную память, быть устойчивым к стрессам (которые, увы, неизбежны!) и дипломатичность.

В его обязанности входят организационные действия, контроль за своевременностью и качеством исполнения тех или иных процессов, а также оперативное решение различного рода проблем, которые, как правило, возникают по ходу мероприятия.

Кто такой свадебный координатор

Волшебная фея, повелитель времени и иногда шаман? Ну почти 🙂

Свадебный координатор – это специалист, который берет ответственность за то, что ваша свадьба пройдет идеально. Он проконтролирует, чтобы вся команда работала слаженно и без опозданий, и убережет вас с женихом от решения организационных моментов.

Если ты хочешь наслаждаться праздником и не отвлекаться на назойливые звонки и спасение свадьбы от форс-мажоров – без услуг координатора не обойтись.

Свадебный координатор: вопросы, которые вы стеснялись задать

Кто такой свадебный координатор и нужен ли он на вашей свадьбе? Несколько очень важных вопросов о профессионале, который может сделать ваш праздник идеальным!

Организация свадьбы
советы профессионалов

В подготовке такого значимого мероприятия, как свадьба, участвуют самые разные профессионалы, каждый из которых несет ответственность за определенный организационный процесс или этап торжества. Если с декоратором, ведущим, стилистом и фотографом все понятно, то свадебный координатор— персонаж для многих таинственный, возможно, даже не такой очевидный, как свадебный организатор. Тем не менее, он выполняет очень важную роль на свадьбе, а то, чем он занимается и нужен ли он именно вам на празднике, мы разобрали чуть ниже.

Кто он, свадебный координатор?
Этапы
Обязанности
Организация работы
Выбор свадебного координатора

Свадебный координатор

В первую очередь, определимся с термином — кто такой свадебный координатор или распорядитель? В агентстве OK Wedding дают очень развернутое определение: «Это такой профессионал, который поминутно распишет весь ваш день и проконтролирует выполнению любого задания: от момента приезда визажиста и стилиста к невесте, до окончания банкета и отъезда всех гостей по домам. Таким образом вы сможете освободить себя и своих близких от решения каких-то вопросов, которые могут возникнуть во время праздника. При работе с грамотным распорядителем вас не коснется ни один из сложных моментов , все что вам останется — отдыхать и наслаждаться вашей сказкой».

Сохранить

Этапы

Работу свадебного распорядителя можно разделить на три этапа : накануне свадьбы, во время свадьбы и после праздника. Накануне . Когда тайминги уже согласованы, все специалисты проинструктированы, а до свадьбы остается один день, то свадебный координатор помогает невесте в организации собственного времени перед свадьбой для достижения наилучшего внешнего вида и настроения в день свадьбы. А также проверяет готовность места проведения банкета к торжеству за день до свадьбы и непосредственно перед банкетом. В день свадьбы . Перед тем, как на место свадьбы прибудут вы и ваши гости, координатор следит за выполнением всех необходимых работ на площадке : украшение, настройка оборудования, приготовление блюд. «Несмотря на том, что “звездный час” свадебного координатора наступает накануне свадьбы, но работать он начинает за 1-2 недели до мероприятия. В это время координатор готовит всю необходимую документацию: тайминги, сценарные планы, инструкции для подрядчиков, а также обзванивает и инструктирует специалистов, которые будут работать на свадьбе» , – отмечает организатор Ксения Миронова.

Сохранить

Обязанности

Что именно входит в обязанности свадебного координатора в день свадьбы, рассказывают в агентстве Два Апельсина: « Контроль всей логистики до банкета: приезд стилиста, букета, фотографа, оператора и других специалистов. Подготовка площадки к мероприятию: приезд декораторов, менеджеров звукового оборудования, контроль графика монтажа, проверка готовности зон и сервировки. Во время фотосъемки с вами должен быть человек, который, прежде всего, подарит вам спокойствие и возможность наслаждаться друг другом, а не отвлекаться на контроль времени съемки и маршрут, общение и согласование любых деталей с менеджерами мест для фотосъемки. Встреча гостей на площадке, контроль работы ведущего на фуршете, подготовка гостей к встрече с молодоженами. Работа с артистами во время банкета (время и количество выходов, их размещение и питание), настройка проигрывания видео или фото историй, оплата работы всех специалистов, контроль дополнительных заказов гостей, сдача площадки после завершения вечера » .

Сохранить

В конце праздника, свадебный распорядитель расплачивается с подрядчиками, как отмечено выше. Для этого нужно не позднее трех дней до мероприятия передать координатору копии договоров со всеми свадебными специалистами, расписку о передаче полномочий по этим договорам и необходимую для расчетов сумму денежных средств. Также, н а финальном этапе работы, координатор следит за демонтажем конструкций и декора.

Сохранить

Организация работы

«Хорошо, если вашу первую встречу со свадебным координатором вы проведете там, где планируется проводить торжество. В этом случае вы сразу сможете обсудить схему рассадки гостей, согласовать вопросы по меню и подаче блюд с банкетной службой, решить организационные вопросы с администрацией ресторана. Более того, если вы забронировали свадебного координатора заранее, то будет уместно указать контакты специалиста в приглашении, тогда никакие организационные вопросы с гостями, к примеру, как добраться, что подарить, во сколько будет торт и в какой цветовой гамме одеться, не омрачат вашей подготовки к свадьбе, все это возьмет на себя свадебный координатор. Стоит однако учитывать, что свадебный координатор не несет ответственности за качество предоставляемых услуг подрядчиками, которых вы выбрали самостоятельно. Поэтому будьте на 100% уверены в тех специалистах, которых вы нанимаете для своего праздника!» , – замечают в агентстве Love Me Tender .

Сохранить

Выбор свадебного координатора

Необходимо, чтобы ваш свадебный координатор внушал спокойствие и уверенность . В агентстве iMarry работу свадебного распорядителя считают одним из залогов успешного проведения свадьбы, потому что это освобождает невесту от обязанностей, которые ей совершенно ни к чему в этот важный день: « Никто не в состоянии уследить за тысячей мелочей, и при этом оставаться спокойным и расслабленным. Для невесты важнее всего вступить в семейную жизнь счастливой, а в день свадьбы излучать красоту и спокойствие. Поэтому доверьте заботы об организации праздника свадебному распорядителю – или, по крайней мере, какую-то их часть. Доверившись профи, вы получите свадьбу своей мечты, в то время, как сами сможете отвлечься и сохранить душевное равновесие».

Сохранить

Для организации торжества на высшем уровне, рекомендуем вам обратиться к команде профессионалов – Amoros Agency. Каждая свадьба, организованная в агентстве, наполнена искренностью, волшебством, и, конечно же, любовью. На счету команды более 70 мероприятий, проведенных на лучших площадках города, и большая часть из них – это свадебные события. Организаторы возьмут на себя все вопросы и хлопоты, а также помогут вам на каждом этапе подготовки, воплотив в жизнь самые смелые идеи с помощью лучших специалистов. Ваша история любви станет основой для идеальной свадьбы!

Сохранить

Как понять, внушает ли профессионал уверенность? Задайте ему при встрече несколько провокационных вопросов из разряда: «А что если… ?», – и сразу поймете, готовы ли вы доверить контроль такого важного события этому человеку. Количество свадебных координаторов на свадьбе зависит от количества развлекательных номеров на свадебном вечере и количества гостей. В среднем, на свадьбе с выездной церемонией при количестве гостей до 50 человек работают 2 координатора. Также, количество зависит и от конфигурации площадки: количество этажей, удаленность задействованных локаций друг от друга, количества зон, которые единовременно необходимо контролировать.

Сохранить

Но вы хотите, чтобы выше свадебное торжество было идеальным? В таком случае, необходимо выбрать лучших свадебных профессионалов! Рекомендуем вам к прочтению наши статьи: ТОП8 Координатор на свадьбу в Москве и ТОП10 Координатор на свадьбу в Санкт-Петербурге.

Организация праздников: почему координатор справится лучше мамы

Проведение свадьбы без сучка и задоринки без задействования опытных помощников редко кому удается. К тому же, обременяя близких и родных организационными хлопотами, вы лишаете их возможности наслаждаться праздником и запомнить его в мельчайших подробностях.

Координатор свадеб имеет ряд сильных качеств и полезных навыков, которые убедят вас в необходимости воспользоваться услугами такого профессионала:

умеет находить общий язык с любыми людьми, и, как следствие, всегда сможет договориться;

имеет опыт организации праздников и проведения мероприятий;

лично знает многих подрядчиков, может посоветовать, к кому следует обращаться, а от кого ждать неприятностей;

разбирается в праздничном меню, может посоветовать, какое количество блюд выбрать, от каких продуктов отказаться, сколько алкоголя необходимо, какого именно;

знает сколько времени занимает тот или иной этап праздника, а значит может составить грамотный тайминг;

имеет опыт составления логистики мероприятий;

контактирует с подрядчиками, контролирует выполнение обязательств;

готовит запасной план на случай, если что-то идет не так: владеет номерами специалистов, которые могут подстраховать (запасной фотограф, оператор, ведущий), продумывает наперед форс-мажоры и быстрый выход из критических ситуаций.

Выбрать свадебного координатора в своем городе вы можете, используя каталог профессионалов Hot Wedding!

Помните: праздник может быть безупречным, если он находится в надежных руках!

СВАДЕБНЫЙ ОРГАНИЗАТОР VS СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР

КТО ТАКОЙ СВАДЕБНЫЙ ОРГАНИЗАТОР И ЧТО ОН ДЕЛАЕТ

В ПРОЦЕССЕ ОРГАНИЗАЦИИ ВАШЕЙ СВАДЬБЫ:

Свадебный организатор составит индивидуальный план подготовки к свадьбе исходя из потребностей и времени, отведенного на организацию вашего праздника.
Свадебный организатор составит предварительную смету свадьбы, распределит и оптимизирует бюджет. Согласует каждую копейку свадебного бюджета с вами.
Свадебный организатор разработает индивидуальный сценарный план свадьбы, пропишет тайминг всего мероприятия
Свадебный организатор продумывает общую концепциею мероприятия и проработает все детали свадебного наполнения.
Свадебный организатор подберёт площадку для проведения свадьбы, проработает варианты зонирования пространства, расстановку столов и прочей мебели.
Свадебный организатор подберёт всех свадебных специалистов (Декоратор, Флорист, Ведущий, Ди Джей, Фотограф, Видеограф, Музыканты, Стилист, Кондитер и пр.)
Свадебный организатор продумает организацию развлечений и зон отдыха на свадьбе (подберёт артистов, шоу-программу, техническое и звуковое оборудование)
Свадебный организатор взаимодействует с площадкой и подрядчиками на всех этапах подготовки, решает технические и текущие вопросы
Свадебный организатор ведет документооборот с площадкой и подрядчиками и следит за соблюдением договорных обязательств
Свадебный организатор поможет составить меню и рассчитать алкоголь и напитки
Свадебный организатор подберет отель или альтернативное место для съемки утра жениха и невесты
Свадебный организатор решит логистические вопросы, связанные с передвижением в день свадьбы
Свадебный организатор поможет в подборе свадебных образов для невесты и жениха
Свадебный организатор продумаает дресс-код для гостей в стилистике свадьбы
Свадебный организатор решит все вопросы с пропусками
Свадебный организатор решает все организационные вопросы, связанные с вашей свадьбой

СВАДЕБНЫЙ ОРГАНИЗАТОР ЗАНИМАЕТСЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ВАШЕЙ СВАДЬБЫ НА ПРОТЯЖЕНИИ ОТ 1 ДО 12 МЕСЯЦЕВ, СОЕДИНЯЯ КАЖДЫЙ ЭЛЕМЕНТ В ЕДИНУЮ КАРТИНКУ. ОСВОБОЖДАЕТ ВАШЕ ВРЕМЯ И БЕРЕЖЁТ ВАШИ НЕРВЫ, НАХОДИТСЯ НА СВЯЗИ 24/7 И В ЛЮБОЙ МОМЕНТ ГОТОВ ОТВЕТИТЬ НА ЛЮБОЙ ВАШ ВОПРОС ИЛИ ОБСУДИТЬ ВНЕЗАПНО ВОЗНИКШУЮ ИДЕЮ.

А ЧТО ДЕЛАЕТЕ ВЫ?

Несмотря на то, что большинство организационных вопросов свадебный организатор берёт на себя, у Вас все же будет достаточно работы.

• ВЫ согласовываете бюджет свадьбы

• ВЫ согласовываете концепцию и палитру

• ВЫ смотрите площадки и согласовываете одну из них

• ВЫ согласовываете всех свадебных подрядчиков

• ВЫ составляете список гостей и согласовываете рассадку

• ВЫ выбираете платье, костюм, аксессуары и кольца

• ВЫ наслаждаетесь подготовкой к празднику

• При желании ВЫ принимаете активное участие в подготовке

КТО ТАКОЙ СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР И ЧТО ДЕЛАЕТ ОН

Свадебный координатор — это тот человек, который работает непосредственно в день свадьбы. Координатор будет с вами с самого утра и до последнего гостя.

В ДЕНЬ СВАДЬБЫ:

Свадебный координатор решает все организационные и форс-мажорные вопросы в день свадьбы
Свадебный координатор контролирует следование таймингу дня – организация утра невесты, встреча команды (фотограф, стилист, декоратор и пр.)
Свадебный координатор контролирует своевременное прибытие свадебного транспорта
Свадебный координатор контролирует доставку мелкой флористики – букет, бутоньерка и другие аксессуары
Свадебный координатор контролирует работу декораторов в рамках тайминга и общей концепции
Свадебный координатор контролирует расположение полиграфии и свадебных мелочей – от подушечки для колец до бокалов
Свадебный координатор встречает и направляет гостей
Свадебный координатор координирует церемонию, фотосессию и фуршет
Свадебный координатор встречает других свадебных специалистов и помогает им разместиться– ведущего, артистов, кондитера
Свадебный координатор решает возникающие вопросы с администрацией площадки
Свадебный координатор контролирует вынос блюд и ведение свадебного вечера
Свадебный координатор организует корректную взаимную работу между свадебными подрядчиками
Свадебный координатор помогает в доставке цветов и подарков в номер молодоженов
Свадебный координатор провожает гостей после завершения банкета, контролирует демонтаж декора и отъезд молодоженов со свадебного ужина

СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР РАБОТАЕТ НА ВАШЕЙ СВАДЬБЕ НЕПОСРЕДСТВЕННО В ДЕНЬ ТОРЖЕСТВА И КОНТРОЛИРУЕТ ВСЕ ПРОИСХОДЯЩИЕ ПРОЦЕССЫ, ЧТОБЫ В ЭТОТ ДЕНЬ ВЫ НЕ ДУМАЛИ НИ О ЧЕМ, КРОМЕ КАК О СЕБЕ.

• ВЫ наслаждаетесь праздником

• ВЫ наслаждаетесь друг другом

• ВЫ принимаете поздравления и Общаетесь с гостями

• ВЫ наслаждаетесь атмосферой, которая вас окружает

КОГДА НУЖЕН СВАДЕБНЫЙ ОРГАНИЗАТОР

Вы цените своё время и нервы, поэтому организацию праздника готовы доверить профессионалу
Вы хотите, чтобы каждая копейка свадебного бюджета была потрачена с пользой
Вы не готовы полностью посвятить себя подготовке к свадьбе
Вы не хотите экспериментов на своем празднике
Вы не готовы изучать договора, сметы, чек-листы со всеми специалистами и решать конфликтные ситуации
Вы хотите праздник для СЕБЯ, чтобы в день мероприятия не думать ни о чем, наслаждаться окружающей вас атмосферой и друг другом.

КОГДА НУЖЕН СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР

У вас много свободного времени, и организовать свадьбу вы всегда мечтали самостоятельно
Вы хотите сами создать стиль своего праздника и выбрать команду мечты
Вы готовы изучать договора, сметы, чек-листы со всеми специалистами и решать конфликтные ситуации, возникающие в процессе подготовки
СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР / РАСПОРЯДИТЕЛЬ за несколько недель до свадьбы ознакомится с проделанной вами работой и, со своей стороны, даст профессиональные советы по оптимизации всех процессов
СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР / РАСПОРЯДИТЕЛЬ накануне свадьбы обзвонит всех подрядчиков и отправит необходимые документы, тайминги и чек-листы
СВАДЕБНЫЙ КООРДИНАТОР / РАСПОРЯДИТЕЛЬ возьмет на себя контроль всех процессов в день мероприятия, чтобы вы наслаждались атмосферой созданного вами праздника.

ПОДВЕДЁМ ИТОГ

• Свадебный организатор занимается подготовкой к свадьбе на протяжении длительного времени, собирая вашу свадьбу по мельчайшим деталькам.

• Свадебный координатор работает непосредственно в день свадьбы, контролируя все процессы, происходящие в этот день.