Организатор свадеб Организатор свадеб анонимно рассказала The Village о выездных регистрациях, стоимости торжества и традиционных русских забавах

В России учебных учреждений для организаторов свадеб пока не существует. В этот бизнес обычно попадают двумя путями: либо человек приходит из крупного ивент-агентства, либо после собственной свадьбы. Правда, несколько наших коллег из разных сфер свадебного бизнеса уже запустили целое отделение на базе университета для тех, кто хочет организовывать торжества для молодоженов.

Мы с моей нынешней начальницей познакомились, когда мне было 15: я работала промоутером в её компании, мы подружились, а потом после собственной свадьбы она решила открыть своё агентство и позвала меня туда работать.

Наша работа требует быстрого принятий решений. Всегда всё идёт не совсем так, как планировалось. Форс-мажоры в нашем деле называются рабочими моментами. Ты должен быть максимально ответственным, собранным и готовым ко всему.

Менеджер подбирает ресторан, ведущего, активности, составляет меню, рассадку и прочее. В зависимости от агентства, он может быть один или ему помогает координатор. Но на свадьбе обязательно присутствуют несколько координаторов, которые следят за каждой точкой, где происходит какое-то действие – встретить гостей, накормить подрядчиков, следить за рассадкой, помогать на фотосесссии и так далее.

Как выбрать свадебное агентство: проверенные советы

Большинство пар, которые решают обратиться в свадебное агентство, точно знают, что они хотят: свадьбу с продуманным сценарием, качественным оформлением, безупречным сервисом, без хлопот и накладок. Реально ли найти организатора, который не подведет? Разумеется! Рассказываем, с чего начать поиски и на что обратить внимание, чтобы свадебные профессионалы вас не разочаровали.

Cвадебное агентство: Palazzo Eventi

Где искать свадебное агентство

Свадебное агентство: We Production

Казалось бы, странный вопрос в эпоху тотального господства интернета. Однако во всемирной сети можно найти тысячи свадебных агентств, но вот какое из них выбрать, чтобы это оказался «тот самый» организатор вашей предстоящей свадьбы? Поэтому мы рекомендуем начать поиски с авторитетных для вас источников.

— ведущие свадебные СМИ (например, на нашем сайте есть раздел «Wedding рекомендует», где мы собрали топовые агентства);

— медийные персоны (обратите внимание на агентства, которые организовывали свадьбы известных личностей);

— ваши друзья и близкие (попросите порекомендовать вам организаторов и свадебные агентства, если ваши друзья и родственники остались довольны их работой на собственных свадьбах).

Как понять, что это те, кто вам нужны

Cвадебное агентство: Palazzo Eventi

Первым делом обязательно посмотрите портфолио свадебного агентства. Помимо прайса и списка услуг, на сайте компании и в аккаунтах в соцсетях должны быть доступны отчеты со свадеб. Изучив их, вы сможете увидеть, свадьбы в каком стиле организует агентство, насколько вкус организаторов и декораторов совпадает с вашим, мероприятия какого масштаба под силу этой команде. Конечно, каждая свадьба особенная и уникальная, однако, есть свадебные агентства, которые специализируются, например, на камерных мероприятиях или праздниках в каком-то одном стиле.

Также, просмотрев отчеты, вы найдете имена подрядчиков, с которыми работает агентство: фотографов, декораторов, ведущих. Обратите на это внимание: если вы решите обратиться в эту компанию, скорее всего, с вами будут работать те же люди.

Еще один важный источник информации — отзывы пар. Ознакомьтесь с рассказами молодоженов не только на сайте агентства (там, скорее всего, будут только положительные отзывы), но и на посторонних сайтах, форумах для невест, в соцсетях.

На что обратить внимание

Свадебное агентство: WeDoAgency

Выбирая между несколькими свадебными агентствами, обратите особое внимание на отдельные моменты, которые помогут вам принять окончательное решение. Вот что особенно важно.

Заслуги свадебного агентства: участие и тем более победы на конкурсах и в свадебных премиях определенно добавляют баллов компании.

Опыт. Чем дольше свадебное агентство на рынке, чем больше проектов за плечами команды, тем легче и спокойнее вы сможете отдать в их руки подготовку вашей свадьбы. Конечно, с молодыми компаниями тоже можно работать: у таких организаторов обычно много энтузиазма и свежих идей, и им под силу подготовить небольшой семейный праздник.

Условия сотрудничества. Внимательно оценивайте объем услуг, которые предоставляет агентство. Это может быть организация свадьбы «под ключ» от крупных вопросов до мелких деталей, а может быть лишь координация и сопровождение мероприятия.

Оформление документации. Свадебное агентство или организатор обязательно должны быть юридическим лицом, а перед началом работы с парами должен заключаться договор, в котором будут прописаны все основные моменты, риски, ответственность сторон, объем и способ оплаты.

Cвадебное агентство: Palazzo Eventi

Профессиональный подход — еще один важный фактор. Хорошо, когда свадебный организатор в процессе подготовки к торжеству становится вашим другом, но это не отменяет его обязательств. Важно, чтобы он не опаздывал на встречи, вовремя предоставлял отчеты о работе и согласовывал с вами важные моменты.

Однако личная симпатия тоже немаловажна. Согласитесь, будет сложно работать несколько месяцев с человеком, который вам не симпатичен. Доверяйте интуиции и ориентируйтесь на первое впечатление о менеджере, организаторе, координаторе или команде свадебного агентства.

Достоинства и недостатки

Свадебное агентство можно создать с нуля. На Marry me! изначально был потрачен минимум на сайт и рекламу. Мы и правда делаем деньги из воздуха, потому что организация мероприятия — это в основном умственные затраты, мы осваиваем бюджет и ничего не вкладываем. Это огромное преимущество этого бизнеса, но есть и множество специфических проблем.

Одна из самых больших сложностей нашего бизнеса заключается в четкой организации процесса. Свадебный организатор должен свести все службы и подрядчиков, чтобы они работали в одной связке, и стать для них главным, чтобы они все прислушивались к тебе, поскольку только ты знаешь, какую цель несет проект и что должна сделать каждая служба. Донести информацию до каждого и проконтролировать — самая сложная задача.

В силу специфики бизнеса мы имеем дело с огромным количеством подрядчиков — и в процессе подготовки, и в свадебный день. Они все разные, и зачастую к творческим людям, фотографам и артистам, нужен отдельный подход. Другой тип подрядчиков — это грузчики, монтажники, ребята, которые готовят площадку к мероприятию, с ними тоже нужно уметь работать. Лучше всего, конечно, иметь дело с проверенной командой, тогда за результат можно не переживать.

Еще одна сложность — сильная зависимость от сезона. В основном все хотят жениться летом, поэтому зимой происходит спад активности, и в этот период мы больше готовимся к летней реализации проектов. Летом же у свадебных специалистов нет выходных вообще, все работают в режиме нон-стоп.

Постоянная головная боль участников рынка — это работа над уменьшением влияния фактора сезонности, поиск решений, которые минимизируют спад.

Например, мы стараемся донести до всех наших клиентов мысль о том, что зимние свадьбы — это тоже красиво. В частности, ведем «разъяснительную» работу в социальных сетях.

Работа с клиентами

Организация свадьбы занимает, как правило, от трёх месяцев до года. Бывает, конечно, что люди приходят за месяц до торжества, но такое случается редко. Все понимают, что всё-таки необходимо бронировать ресторан, ведущего, продумывать сам праздник. Каждое торжество должно быть индивидуальным. Копировать уже прошедшую свадьбу — это верный путь заработать себе плохую репутацию.

Обычно к нам приходят те, кто уже был на одной из свадеб, которую мы делали. Некоторые хотят роскошную свадьбу, которая бы запомнилась гостям на годы, другие — скромное торжество. Наша задача — сделать любую свадьбу, даже с самым скромным бюджетом, особенной. К нам часто приходят и говорят: «Мы были в том году на свадьбе друзей, которую вы организовывали. Мы хотим такую же». Приходится объяснять, что точь-в-точь свадьбы мы не делаем. Менеджер проектов тщательно изучает пару, узнаёт об их интересах, увлечениях и пытается брать из этого тематику. Например, однажды мы выяснили, что невеста знает китайский в совершенстве и позвали на торжество старого китайца, который писал на тарелочках пожелания для гостей — все были в восторге.

Часто от выбора свадебного платья зависит весь сценарий свадьбы. Бывает, что невеста увидела какой-то наряд, влюбилась в него — и под него полностью переделывается вся тематика.

Вообще варианты торжества зависят только от финансовых возможностей клиента. Мы начинаем планировать праздник, когда узнаем, сколько человек готов потратить: исходя из этого мы предлагаем ведущих, музыкантов и различные активности. Как-то молодожёны, например, покидали свадьбу на воздушном шаре — это удовольствие не из дешёвых, конечно. Однако совершенно не означает, что если свадьба недорогая, то она будет скучной. Интересное торжество можно сделать за любые деньги.

Вообще варианты торжества зависят только от финансовых возможностей клиента

Главная задача организатора свадьбы — сделать так, чтобы невеста не волновалась. Невеста не должна знать, что оператор не может приехать и что в ресторане через полчаса полностью выключится свет. Решать такие задачи — моя работа.

За месяцы работы над свадьбой невеста так привыкает к организатору, что часто расстаёмся мы уже близкими подругами. Во время подготовки свадьбы общение невесты и менеджера идёт 24 часа в сутки. Должно возникнуть полное доверие. Некоторые девушки после свадьбы плачут и говорят: «Как же я без тебя дальше?»

Бывают, конечно, и трудные клиенты. Им ничего не нравится, они хотят делать всё по-своему. В таких случаях ты вызываешь их на разговор и объясняешь: «Если мы вам не подходим, то давайте мы вам посоветуем другие хорошие агентства». У нашей компании за пять лет работы было всего два таких случая. Расстраиваться не стоит: без налаженного контакта с парой вся работа коту под хвост.

Часто в работу пытаются вмешаться родители. Они не понимают, почему не они
занимаются организацией свадьбы собственных детей. Ведь эта традиция, когда родители устраивали свадьбы, готовили салаты, контролировали все в день мероприятия, держалась десятилетиями. В таких случаях с ними нужно беседовать и всегда держать в курсе происходящего. В итоге в день свадьбы они знают максимум деталей, расслабляются и отдыхают на празднике детей. И в конце всегда подходят с благодарностями.

Разрешения требуются стандартные, как для любого бизнеса, который ведется в офисе. Необходимо согласование с пожарной инстанцией, что помещение соответствует его стандартам. Других специальных лицензий и сертификатов получать не требуется.

Важным этапом в организации данного бизнеса является создание правильных коммуникаций с базой клиентов. Все начинается с аренды офисного помещения, которое желательно искать в центральных или приближенных к ним районах города. Интерьер не настолько важен, однако он поможет произвести впечатление на потенциального заказчика.

В штате агентства должны быть как минимум тамада, фотограф, видеооператор. Если не привлекать этих специалистов со стороны, то можно существенно увеличить доходы предприятия. Должны быть договоренности и с музыкальными коллективами о взаимном сотрудничестве. С ними можно работать за определенный процент вознаграждения.

Кроме свадебных церемоний можно включить в перечень услуг организацию мальчишников и девишников.